Online vergaderen: doelgericht & efficiënt

• Heb je het gevoel dat je van de ene remote-meeting naar de andere “loopt”? en je agenda meer en meer dichtslibt met vergaderingen?
• Ben je af en toe gefrustreerd door het niet efficiënt verloop van deze vergaderingen? En stel je je daardoor wel eens de vraag of (een deel van) die vergadering geen tijdverlies was?
• Vraag je je soms ook wel eens af wat er precies overeengekomen is in een online meeting?
• Stel je vast dat bepaalde overeengekomen punten opnieuw in vraag worden gesteld in een volgende online meeting?
• Ga je zelf wel eens onvoorbereid naar een online meeting?
• Worstel je ook weleens met het organiseren en leiden van meetings waarbij je iedereen mee wil krijgen en betrekken?

Indien je op minimaal 1 van hogerstaande vragen een positief antwoord geeft, dan is deze  workshop op afstand zeker nuttig voor jou!

Na het volgen van deze workshop:

• beschik je over nuttige en praktische technieken en handvaten om een effectieve en efficiënte vergadering neer te zetten;
• heb een goed zicht op je rol en verantwoordelijkheden in een vergadering (als voorzitter, deelnemer of secretaris);
• ben je in staat deze technieken te gebruiken in de voorbereiding, in het leiden en in de opvolging van de vergadering;
• beschik je over een concreet actieplan om jouw rol in toekomstige vergaderingen te optimaliseren.

Doelgroep

Deze opleiding kan gevolgd worden door verschillende doelgroepen:

• leidinggevenden en projectleiders die effectiever en efficiënter online willen vergaderen;
• medewerkers die hun rol als deelnemer in online vergaderingen willen optimaliseren.

Vereiste voorkennis

Basic level opleiding: deze opleiding vereist geen voorkennis en behandelt de basisprincipes van het onderwerp.

Programma

INHOUD

• De basisprincipes van een effectieve en efficiënte vergadering
  • Voorbereiding
  • De vergadering leiden
  • Afterwork - opvolging
• Voorbereiding
  • Hoe SMART doelstellingen definiëren voor een vergadering 
  • De doelgroep van de vergadering bepalen
  • De agenda opmaken
  • De inhoud en de vereiste tijd per item van de agenda bepalen
  • Ervoor zorgen dat deelnemers voorbereid aan de vergadering deelnemen
  • Logistieke organisatie
  • Het uitsturen van de uitnodiging
  • Voorbereiding van de aangepaste benadering in functie van de soort vergadering
• De vergadering leiden
  • Start-up: introductie, context, doelstellingen
  • Rollen en verantwoordelijkheden voor de vergadering verdelen
  • Agendapunten overlopen
  • Elk agendapunt beheren
  • De vergadering afsluiten
• Afterwork - opvolging
  • De notulen van de vergadering
  • De actiepunten opvolgen
• De verschillende rollen in een vergadering en hun verantwoordelijkheden
• Moeilijke situaties onder controle houden
  • Personen die te laat aansluiten
  • Chatters
  • (Technische) onderbrekingen

 

PRAKTISCHE INFORMATIE

• Duurtijd: ½ lesdag (3 lesuren)
• Uren: 09:00 tot 12:30
• Deze opleiding zal online plaatsvinden.
• Hoe start je de webinar vlot op? Je ontvangt een login en een wachtwoord per e-mail om toegang te krijgen tot ons platform. In het platform vind je een link. Door op de geplande datum te klikken start de webinar via Webex. Om bijscholingspunten te behalen is het belangrijk om met je eigen naam in te loggen, de volledige trainingsdag te volgen en de door de trainer voorgestelde vragen te beantwoorden. Volg de opleiding niet met meerdere personen via eenzelfde pc.
• Extra informatie:
  • ongeveer 10 dagen voor de opleiding ontvang je een voorbereidend intakeformulier;
  • twee workshops van telkens halve dag waarin je veel praktische inzichten en technieken zal ontdekken voor de voorbereiding, het leiden en de opvolging van de vergadering;
  • de opleiding wordt gegeven in Webex met focus op de basistools van online vergaderen;
  • permanente uitwisseling van tips, technieken en checklists;
  • simulaties van vergaderingen aan de hand van concrete situaties waarin je deze technieken toepast;
  • feedback geven en ontvangen;
  • persoonlijk actieplan om het geleerde te verankeren.

Methodologie

Een ‘Live webinar’ volg je digitaal in groep. Het is ‘learning-apart-together’. Op een afgesproken tijdstip loggen docent en deelnemers in op een videoconference-tool, elk van op de eigen locatie en met de eigen computer. Via camera, microfoon en chatfunctie van deze tool is er mogelijkheid tot interactie en feedback, zowel van de deelnemers naar de docent toe als omgekeerd. Het lesmateriaal bestaat als basis uit een presentatie via het MyFA leerplatform, aangevuld met diversen zoals (digitale syllabus, presentatie, audiovisuele fragmenten, …).

Opleidingsmateriaal:

• PowerPoint-presentatie;
• Live Video. 

Docenten

Christophe Allard
Personal development